Optimierung der Output-Struktur von L‘TUR

Täglich über zehn Millionen Reiseangebote, darunter Bade-Urlaube, City-Trips, Sport- und Wellness-Reisen, Kreuzfahrten sowie Eventreisen. Allein im Geschäftsjahr 2009/10 nutzen über 941.000 Kunden die Angebote des Last-Minute-Reise-Unternehmens L’TUR. Doch nicht nur Reisen müssen organisiert werden: Von der Zentrale in Baden-Baden werden 165 L’TUR Shops in sechs europäischen Ländern, die Webseite www.ltur.de und eine gebührenfreie Hotline gesteuert. Kein Wunder, dass das effektive Management der Output-Flotte in der Zentrale und vor Ort in den Shops eine entscheidende Rolle spielt. Um diese Struktur noch effizienter zu gestalten, griff das L‘TUR IT-Team rund um Karlheinz Scheer, IT Leitung, und Wolfram Oppermann, IT-Teamleitung Shop-Technik, auf die Erfahrung des Output-Spezialisten horst höll zurück.

„Wir hatten in der Zentrale schon immer eine heterogene Maschinen-Struktur. Neue Drucker mussten schnell angeschafft werden und vor allem günstig sein“, erklärt Wolfram Oppermann, IT-Teamleiter, Shop-Technik der gemeinsam mit seinem Vorgesetzten Karlheinz Scheer, Leitung IT, die Umstellung der Output-Flotte auf der Seite von L’TUR verantwortet hat. Während an den drei Baden-Badener Standorten neben HP Maschinen auch Brother und Samsung eingesetzt wurden, waren vor Ort in den Shops ausschließlich HP Drucker und Multifunktionsgeräte (MFPs) im Einsatz. 2010 lief die Wartung der Shops durch HP aus und eine neue, umfassende Lösung musste gefunden werden. Durch Jürgen Grüßinger, Leitung Projektmanagement und Consulting, beim Baden-Badener Fachhandelshaus horst höll wurden die beiden IT-Profi s auf die Möglichkeiten und Chancen aufmerksam, die eine Optimierung und Vereinheitlichung der Output-Flotte bietet. Schließlich senkt eine einheitliche Maschinen-Flotte nicht nur die laufenden Kosten durch die Verminderung der Lagerbestände und Optimierung der Klickpreise, sondern sorgt auch für einen Komfortgewinn bei den Mitarbeitern, etwa durch ein einheitliches Handling und optimierte Wege zum nächsten Drucker oder MFP. Letztlich konnte sich das Soennecken- und Compassgruppen-Mitglied horst höll innerhalb einer Ausschreibung gegen den HP-Direktvertrieb und einen Xerox-Fachhändler durchsetzen. „Nicht nur der Preis, sondern vor allem der umfassende Service hat uns über-zeugt“, so IT-Leiter Karlheinz Scheer.

Umfassende Analyse

Innerhalb der Zentrale, die sich in Baden-Baden auf drei Niederlassungen verteilt, musste zu aller erst eine Bedarfsanalyse erstellt werden. „An allen Standorten hatten wir insgesamt 73 Geräte im Einsatz. Hinzu kam, dass wir uns in einer Phase befanden, in der neue Teams und Abteilungen gebildet wurden. Viele davon verfügten noch nicht über einen eigenen Drucker oder MFP“, erklärt Wolfram Oppermann. Die Analyse der Ist-Situation erfolgt mittels zweier Scans im Abstand von sechs Monaten. Dabei kam das Compass-Tool Fleet Cockpit zum Einsatz. Zusätzlich wurden die Maschinenstandorte vor Ort abgegangen und die Zählerstände per USB-Stick abgefragt. An Standorten mit gleichzeitigem Drucker- und Faxgeräte-Einsatz wurden MFPs eingeplant. Die anschließende Analyse und Auswertung der Daten erfolgte mit dem Programm Vendor.

Zeitgleich, während der Ermittlung der Ist-Situation, wurden auch die Mitarbeiter mittels Rundmail, Ressortleitersitzungen und im persönlichen Gespräch über das Vorhaben informiert. „Uns war es wichtig die Mitarbeiter ins Boot zu holen. Schließlich gibt es bei so einer Umstellung am Anfang immer Diskussionsbedarf“, erklärt Wolfram Oppermann. Hinzu kamen Schulungen, die kurz vor dem Roll-Out stattfanden, in denen ein Mitarbeiter eines jeden Teams über das Handling informiert wurde. „Dadurch, dass wir bei den A4 Maschinen nur Lexmark und lediglich bei den A3 Maschinen auf Konica Minolta gesetzt haben, vereinfacht sich die Bedingung enorm“, so der Manager weiter. Im A4-Bereich mussten die Mitarbeiter im Umgang mit zwei Druckern, jeweils s/w und Farbe, zwei s/w-MFPs und einem Farb-MFP von Lexmark geschult werden. Bei den A3 MFPs sind ausschließlich Konica Bizhub C353 Systeme im Einsatz.

Auch das Thema Sicherheit spielte bei der Platzierung und Planung der neuen Output-Struktur eine wichtige Rolle. Mitarbeiter aus kritischen Abteilungen, wie Cont-rolling, Personalwesen und Vorstand können ihre Ausdrucke nun per PIN schützen. In sensiblen Abteilungen wurden Drucker und auch MFPs in unmittelbarer Nähe zum jeweiligen Arbeitsplatz installiert. Knapp ein Jahr später erweist sich die Struktur noch immer als effizient. „Wir mussten weder neue Drucker installieren, noch Standorte verändern“, so die Bilanz von Wolfram Oppermann.

Konsequente Umstellung

Das Roll-Out der neuen Drucker und MFP-Flotte ging an einem Tag über die Bühne. Ein Team von sechs horst-höll-Mitarbeitern und drei L’TUR-Angestellten installierte innerhalb von sechs Stunden die gesamte Flotte an allen Standorten. Während die Treiber im Vorfeld installiert worden waren, wurden die IP-Adressen und Faxnummern direkt vor Ort von den Mitarbeitern der IT-Abtei-lung vergeben. „Wir haben die Umstellung konsequent durchgezogen. Das Ziel war es, Komfort für die Mitarbeiter zu schaffen“, so das Resümee von Jürgen Grüßinger. Nach der Umstellung sind nun 47 statt 73 Maschinen bei L‘TUR im Einsatz, die ein monatliches Druckvolumen von rund 130.000 Seiten spielend bewältigen. Gleichzeitig konnten die Kosten um über 50 Prozent gesenkt werden. Während L‘TUR die Hardware gekauft hat, wird der Service inklusive Toner-Belieferung an das Gerät und Austausch sowie das Erstellen monatlicher Berichte im Rahmen eines Wartungsvertrages von horst höll abgewickelt. Das vom Fachhandelshaus im L’TUR System integrierte Compass-Fleetmanagement-Tool Fleet-Cockpitt überwacht die Zählerstände und fordert bei Problemen oder leeren Tonern einen Techniker an. „Früher war unsere Versandstelle für die Tonerbevorratung und den Tausch der Kartuschen zuständig. Dies hatte zur Folge, dass die Mitarbeiter in den Abteilung oft den Toner gesammelt haben, um im Notfall Drucken zu können“, so Oppermann. Die Umstellung der Zentrale bildete den Auftakt zur europaweiten Neustrukturierung der 165-L‘TUR-Shops, die zwischen Februar und Mai 2011 erfolgte. Hier wurden, wie in der Zentrale, ausschließlich Lexmark-Systeme eingesetzt.

Kontakt

L’TUR
Dipl. Ing. Wolfram Oppermann
IT-Systemmanagement
Telefon: 0 72 21 / 366-0
E-Mail: kundenservice@ltur.de

horst höll Bürieinrichtung GmbH
Jürgen Grüßinger
Leiter Projektmanagement & Consulting
Telefon: 0 72 21 / 95 56-81
E-Mail: j.gruessinger@hoell.de

Daten & Fakten

• Druckvolumen: monatl. ca. 130.000 Seiten
• Reduktion des Geräteparks von 73 auf 47
• Kostenreduktion über 50%
• Ziele: Komfortsteigerung und Optimierung des Workfl ows und der Infrastruktur, Steigerung der IT- Leistung
• Service-Dienstleistungen: wie Zählerstandserfassung, Erstellen von Reports und autom. Überwachung der Tonerstände mit direkter Befüllung der Maschinen