Kompetenz für den Mittelstand

menzerna bündelt seit mehr als 120 Jahr das Wissen rund um Polituren für Möbel, Musikinstrumente, Uhren, Schmuck, Armaturen, Haushaltswaren und Automobile. Das Ötigheimer Unternehmen gehört zu den weltweit führenden seiner Branche. Der Gedankenspeicher Papier ist dabei ein unverzichtbarer Bestandteil, wenn es um die Entwicklung neuer Produkte und die Verbesserung bestehender Rezepturen geht. Eine effiziente und reibungslos funktionierende Drucker- und Kopiererflotte spielt eine entscheidende Rolle und war der Hauptgrund für die Weiterentwicklung und Konsolidierung durch horst höll.

Den Anstoß zur Optimierung der Output-Landschaft des Poliermittel-Spezialisten menzerna gab ein defekter Kopierer. Stefan Schlager, IT-Manager des Herstellers, fragte beim Fachhandelshaus horst höll, das zugleich Mitglied der Genossenschaft Soennecken und der IT-Fachhan-delsvereinigung Compass-Gruppe ist, nach einer Reparatur. Während der Reparaturzeit bekam menzerna als Ersatz einen Konica Minolta Bizhub C220 als Testgerät gestellt. Vertriebsprofi , Armin Haitz von horst höll nahm die Bereitstellung des Multifunktionsprinters (MFP) zum Anlass gemeinsam mit dem IT-Manager genauer hinter die Kulissen zu schauen. Schließlich müssen rund 16.000 Seiten davon 6.500 Farb-Seiten pro Monat in der Ötigheimer Zentrale verarbeitet werden. „Wir hatten eine wilde Landschaft aus rund 20 Tintenstrahlern, Lasern und Kopierern im Einsatz. Da war schnell klar, dass wir durch eine Optimierung viel gewinnen konnten“, erklärt der IT-Manager. Hinzu kam ein großes Lager bestehend aus unterschiedlichsten Tonern und Tinten, das Lagerfl äche und Kapital band.

Vereinfachtes Handling

Mit Peter Kreuter, Kaufmännischer Leiter von menzerna, war schnell auch die Unternehmensleitung vom Nutzen einer optimierten Outputlandschaft überzeugt. „Es gaben nicht nur die harten, sondern vielmehr die weichen Kosten den Ausschlag für die Optimierung der Druckerfl otte“, so Kreuter. Durch die einheitliche Ausstattung mit sieben Konica Minolta Bizhub MFPs, davon zwei A3- und vier A4-Farbsysteme sowie eine s/w A4-MFP, vereinheitlichte sich die Bedienung für die Mitarbeiter erheblich. Zusätzliche Funktionen, wie Fax, Scan-to-Mail, in Ordnerstrukturen und die Möglichkeit des Farbdrucks stehen nun allen Angestellten zur Verfügung. Im Problemfall, etwa bei einem Papierstau oder Ausfall des Gerätes, kann der Druckjob ohne weiteres an eine andere Maschine weitergeleitet werden. Außerdem vereinfacht sich die Pfl ege durch die IT-Administration. Statt verschiedenster Firmware- und Treiber-Software im Auge behalten zu müssen, beschränkt sich der Aufwand für Stefan Schlager nun auf zwei Varianten.

Bevor jedoch die neu Struktur an den Start gehen konnte, musste noch eine Hürde seitens des von menzerna verwendeten Enterprise-Resource-Planning, kurz ERP, genommen werden. „Die Treiber mussten zu unserem System passen, sonst wäre ein Druck aus unserem ERP-System, das auf Linux basiert, nicht möglich gewesen“, erklärt der IT-Manager. Diese Hürde konnte schnell und unkompliziert mit dem Software Hersteller Abas abgeklärt werden. Die Umstellung auf das neue Konzept, inklusive Abbau der alten Maschinen und Inbetriebnahme der neuen Geräte, erfolgte innerhalb eines einzigen Tages. Statt auf dezentral platzierte Arbeitsplatzgeräte, setzte das Team des Baden-Badener Fachhandelshauses ausschließlich auf Workgroup-Maschinen, die an zentralen Punkten innerhalb von Verwaltung, Labor, Vertrieb und Produktion aufgestellt wurden und für jeden Mitarbeiter schnell und einfach zu erreichen sind. Die Überwachung der neuen MFP-Flotte übernimmt das Compass-Tool Fleet-Cockpit, das auf dem menzerna Server installiert wurde. Die Flottenmanagement-Software meldet zu niedrigen Tonerstände sowie Störungen und Zählerstände an die Baden-Badener horst höll Zentrale. Der Techniker ist innerhalb von 4-8 Stunden vor Ort zur Störungsbeseitigung. Der Service beinhaltet ebenso die direkte Lieferung und den Einbau der Toner durch einen Mitarbeiter der horst höll GmbH.

Professionelle Durchführung

„Generell konnten wir das Projekt sehr schnell umsetzen“, so Armin Haitz. Insgesamt benötigte das Team des Fachhandelshauses zwei Monate inklusive Planung, Analyse und Installation. Das neue Konzept wurde von allen Mitarbeitern gut angenommen. „Wir haben keinerlei Beschwerden seitens der Kollegen erhalten“, so Stefan Schlager. Hinzu komme, dass die Mehrwerte der Systeme und die nebenbei gewonnenen Zusatzfunktionen, wie Netzwerkscan und IP Fax immer mehr genutzt werden. Außerdem bietet die neue Struktur die notwendige Basis, um ein einheitliches Dokumenten Management Sys-tem (DMS) aufsetzen zu können... „Wir werden in ein bis zwei Jahren so weit sein erklärte Kreuter. Hier signalisiert Haitz schon heute, die professionelle Unterstützung der DMS Abteilung aus dem Hause höll zu. Trotz alle dem wird für menzerna das Medium Papier weiterhin eine wichtige Rolle spielen. „Wir sind neuen Technologi-en sehr aufgeschlossen. Und dennoch: Papier ist für uns ein unverzichtbarer Gedankenspeicher, um Informatio-nen zu konservieren. Wenn ein Artikel die verschiedenen Abteilungen durchläuft, wird er von einem Papierformular begleitet. Ohne dieses funktionieren verschiedenste Schnittstellen in unserem Unternehmen nicht“, so der Manager und ergänzt: „Die Professionalität von horst höll hat uns überzeugt. Für uns ist es wichtig mit einem regionalen Partner langfristig zusammen zu arbeiten. Die Mitarbeiter von horst höll sind im Problemfall schnell vor Ort.“

Kontakt

menzerna
Peter Kreuter, Kaufmännischer Leiter
Stefan Schlager, IT-Manager
Telefon: 0 72 22 / 91 57-0
E-Mail: office@menzerna.com

horst höll Büroeinrichtung GmbH
Armin Haitz
Projektleitung
Telefon: 0 72 21 / 95 56-35
E-Mail: a.haitz@hoell.de

Daten & Fakten

• Konsolidierung der Output-Flotte: von über 20 Geräten auf 6 Multi- funktionssysteme
• Volumen: 16.000 Seiten pro Monat davon 6.500 Color
• Kostenreduktion: 30%• Fleetmanagement: Zählerüberwachung Toner Überwachung
Automatische Lieferung von Toner und Einbau
• Integration: ABAS ERP Software